Medienbruchfrei, transparent und revisionssicher:

Integrierte Beschaffung aus dem Kaufhaus des Bundes beim Bundeseisenbahnvermögen

• Schnittstelle zum elektronischen Bestellsystem prego.buyer+ beschleunigt Bestellabläufe und reduziert Prozesskosten
• Systemübergreifende Prozesskette sorgt für durchgängiges Track & Trace

Würzburg, 20.07.2011

Bereits seit 2008 führt das Bundeseisenbahnvermögen (BEV) die Beschaffung von Büro- und IT-Verbrauchsmaterialien mit dem elektronischen Bestellsystem prego.buyer+ der prego services GmbH durch. Dem BEV steht dabei auch die Möglichkeit offen, seine Bedarfe aus dem Kaufhaus des Bundes (KdB) zu decken. Da das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Inneren (BeschA) hierfür ein eigenes System betreibt, mussten beim BEV bisher immer zwei Systeme bedient werden. "Unsere Mitarbeiter mussten sich entscheiden, über welches System sie die Bestellung durchführen wollten", so Wolfgang Lottes, systemverantwortlicher Mitarbeiter beim BEV. "Insbesondere bei Einzelbedarfen war der Wechsel zwischen dem KdB und unserem Hauptsystem, dem prego.buyer+, sehr aufwändig, zumal auch die Genehmigungsverfahren in zwei Systemen abgebildet werden mussten."

Zusammen mit den Experten der SYSTHEMIS AG aus Würzburg, auf deren Software der prego.buyer+ basiert, wurde daher eine Schnittstelle zum KdB implementiert. Diese erlaubt es dem BEV ab sofort, nun auch Beschaffungen aus dem KdB über prego.buyer+ abzuwickeln. Hierzu wird das KdB medienbruchfrei als ein weiterer elektronischer Katalog eingebunden und die dort zusammengestellten Warenkörbe in den prego.buyer+ übernommen. Auf diese Weise wird das Genehmigungsverfahren für alle Bedarfsarten in einem einheitlichen, leistungsfähigen Werkzeug durchgeführt, was zur Beschleunigung der Bestellabläufe, zur Reduzierung von Prozesskosten und zur revisionssicheren Durchführung von Vergaben führt. "Das Besondere an der von SYSTHEMIS und prego services implementierten Lösung ist, dass die genehmigten Bedarfe für KdB-Artikel im Gegensatz zu "normalen" Bestellungen nicht aus prego.buyer+ an den Lieferanten verschickt, sondern transparent und ohne Benutzerinteraktion über das KdB an den Lieferanten übertragen werden. Mit Hilfe dieser systemübergreifenden Prozesskette ist der Benutzer jederzeit auf dem aktuellen Stand über den Verbleib seiner Bestellung, denn Statusrückmeldungen aus dem KdB werden in prego.buyer+ verarbeitet und angezeigt", so Dr. Christian Schneider, Vorstand der SYSTHEMIS AG.

Auch bei der prego services GmbH zeigt man sich erfreut über den Projekterfolg. "Mit der Schnittstelle zum KdB steht uns für den prego.buyer+ nun eine einzigartige Funktionalität zur Verfügung, welche wir zur weiteren Verbreitung unseres Service-Angebotes und zum Ausbau unserer Marktposition im behördlichen Umfeld nutzen wollen", so Marcel Wendt, Leiter Vertrieb & Marketing/ PR bei prego services.

Zur SYSTHEMIS AG:

Die SYSTHEMIS AG, deren Ursprünge bis auf das Jahr 2002 zurückgehen, bietet hochwertige Produkte und Dienstleistungen für das öffentliche Beschaffungswesen. Als eigenständiges Unternehmen seit 2009 und als Teil der Unternehmensgruppe Prof. Thome zeichnen hohe Qualität, Zuverlässigkeit und Authentizität die SYSTHEMIS AG und deren Softwarelösungen aus. Durch die enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den eigenen Kunden und dem stetigen Informationsaustausch mit den Systempartnern ? z. B. der Administration Intelligence AG im Bereich Vergabe ? entstehen zukunftssichere und praxiskonforme IT-Verfahren für das öffentliche Beschaffungswesen. Den Schwerpunkt der Geschäftstätigkeit bildet die SYSTHEMIS Einkaufsplattform, ein intuitiv bedienbares und revisionssicheres Werkzeug zur operativen Bestellabwicklung. Darüber hinaus bietet die SYSTHEMIS AG auch weitere Dienstleistungen im IT-Umfeld ? z. B. die Begleitung bei ISO-Zertifizierungen und Qualitätssicherungsaudits ? an.

Zur prego services GmbH:

prego services optimiert als einer der führenden Spezialisten operative Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe durch intelligente Lösungen. Seit der Gründung im Jahr 2001 ist das Unternehmen kontinuierlich gewachsen und beschäftigt an den Standorten Ludwigshafen am Rhein und Saarbrücken zurzeit rund 400 Mitarbeiter. Von der langjährigen Erfahrung der Tochtergesellschaft von VSE AG (Saarbrücken), PFALZWERKE AKTIENGESELLSCHAFT (Ludwigshafen) und Enovos Deutschland AG (Saarbrücken) profitieren neben den Mutterhäusern vor allem Energieversorger sowie mittelständische Industrieunternehmen und öffentliche Verwaltungen, darunter mehrere Bundesbehörden. Das Unternehmen betreibt eines der modernsten Rechenzentren im Südwesten Deutschlands und schöpft mit einem umfassenden Angebot an IT- und Serviceleistungen Verbesserungspotenziale in den Sparten Materialwirtschaft und Einkauf, Informationstechnologie, Abrechnungs- und Personaldienstleistungen aus. prego services ist offizieller IT-Partner des 1. FC Kaiserslautern und erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2010 ca. 68,9 Millionen Euro Umsatz.

Pressekontakt:

SYSTHEMIS AG
Mergentheimer Str. 76a
97082 Würzburg
c/o Falco Winschel
Telefon: +49 (931) 260 798 0
E-Mail: info@systhemis.de

Würzburg, 16.06.2011

Die meisten Softwarelösungen, welche im öffentlichen Sektor zum Einsatz kommen, haben sich das Schlagwort "revisionssicher" auf die Fahnen geschrieben. Revisionssicherheit wird dabei üblicherweise nicht näher spezifiziert. Vielmehr wollen die Softwarehersteller zeigen, dass die Lösungen eine vollständige, innerbehördliche Revisionsprüfung unbeanstandet passieren können. Die Stadt Frankfurt am Main unterzog das städtische Einkaufssystem unlängst einer solchen Prüfung. Der Zentraleinkauf der Stadt Frankfurt, wie auch der Systemhersteller SYSTHEMIS AG, zeigen sich erfreut über den auf Anhieb positiven Ausgang der Prüfung. "Beim Aufbau der Einkaufsplattform ist es oberstes Ziel den Anforderungen unserer Anwender gerecht zu werden und dabei auch die notwendigen Sicherheitsanforderungen der Revision vollständig zu beachten. Die gute Zusammenarbeit zwischen der Projektgruppe im Zentraleinkauf, Mitarbeitern der Revision und der SYSTHEMIS haben es schließlich ermöglicht, alle Anforderungen gleichermaßen zu erfüllen." sagt Jörg Schneider, stellv. Sachgebietsleiter des Zentraleinkaufs.

Würzburg, 17.02.2011

Im Rahmen der fünften Würzburger Wirtschaftstage veranstaltet das Unternehmen TakeNet am 25.02.2011 einen Vortragsnachmittag (Veranstaltungsbeginn ist um 14:00 Uhr) mit zahlreichen Höhepunkten.

Im Rahmen dieser Veranstaltung bietet die SYSTHEMIS AG zwei Beiträge zu den Themen

• Datenschutz & IT-Richtlinie (Start 16:45 Uhr) sowie
• Social Media im Business nutzen (Start 17:45 Uhr) an.

Die Dauer der beiden Vorträge beträgt jeweils 60 Minuten.

Während der ganzen Veranstaltungen stehen wir Ihnen für Fragen hinsichtlich IT-Sicherheit, Datenschutz und eProcurement jederzeit gerne zur Verfügung.

Ihr Kommen lohnt sich auf jeden Fall! Auf die Besucher warten zahlreiche kulturelle und informative Highlights. Besonders die Kabarettshow von Birgit Süß unter dem Motto ?Kunst trifft IT? (Beginn: 19:30 Uhr, Teilnahme nur nach Besuch mind. eines Fachvortrags möglich) sollte man sich auf keinen Fall entgehen lassen.

Weitere Informationen, den Veranstaltungsflyer sowie die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie unter http://www.takenet.de/wwt

Würzburg, 06.09.2010    

Die SYSTHEMIS AG, einer der führenden Anbieter elektronischer Einkaufslösungen für öffentliche Verwaltungen, nimmt erfolgreich am Zentralen Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM) des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie teil. Ziel des Förderprojektes ist die Entwicklung eines agilen, standardisierten Vorgehensmodells zur Einführung von elektronischen Einkaufsprozessen in öffentlichen Verwaltungen. Weiterhin stehen die ISO-Zertifizierbarkeit der so gestalteten Prozesse und deren Revisionssicherheit im Fokus des Projektes.    

Dr. Christian Schneider, Vorstand der SYSTHEMIS AG, freut sich über die Bewilligung des im Frühjahr dieses Jahres eingereichten Förderantrags. "Die Förderung durch das BMWI erlaubt es uns, für unsere Kunden ein Vorgehensmodell zu entwickeln, welches bereits von Anfang an die Revisionssicherheit des Gesamtsystems im Auge hat und es gleichzeitig ermöglicht, aufwandsarm im Anschluss eine Zertifizierung, z. B. gemäß BSI oder ISO, anzustreben. Das besondere an dem von uns zu entwickelnden Ansatz ist die agile Vorgehensweise, welche den Prozessen zugrunde liegt." Im Vergleich zu klassischen Vorgehensmodellen setzen agile Methoden auf eine noch engere Abstimmung mit den Kunden und eine ständige Ausrichtung an deren Anforderungen. Diese können sich im Projektablauf ändern und müssen berücksichtigt werden. Klassische Vorgehensmodelle stehen hier vor dem Problem, dass ein einmal definiertes Lastenheft gem. der Interpretation durch den Implementierungspartner in Form eines Pflichtenheftes abgearbeitet wird. Der Kunde erhält am Ende ein Ergebnis und beurteilt dessen Tauglichkeit gegen möglicherweise nicht mehr aktuelle Anforderungen. Eine sich unmittelbar an das Projektende anschließende Anpassungsphase verspätet letztlich den Go-Live des Projektes und erhöht die Gesamtkosten, was zulasten der Rentabilität des Gesamtprojektes geht - und meist auch nicht zur Zufriedenheit der Anwender führt.

Anders agile Vorgehensmodelle. Diese setzen auf enge Absprache mit den Kunden auch während des Projektablaufs und gewährleisten durch die Bereitstellung von Prototypen eine frühe Einsichtnahme in den Entstehungsprozess der Lösung. Dadurch hat der Kunde nicht nur die Möglichkeit, in einem sehr frühen Stadium auf die entstehende Lösung einzuwirken. Es ist dadurch ebenfalls möglich, mit einer "80%-Lösung" zu starten und so den Go-Live eines Projektes nach vorne zu legen. Durch den vorgezogenen Einsatz können zum einen Einsparpotentiale frühzeitiger realisiert werden und zum anderen die Erfahrungen der Pilotanwender in den Fertigstellungsprozess einfließen.    

Der Anspruch der "Agilität" geht mit besonderen Anforderungen an den Prozess der Lösungserstellung einher. Dabei ist es egal, ob es sich um die Einführung einer elektronischen Einkaufslösung, eine Erweiterungsprogrammierung, die Erstellung von Prozessmodellen oder sonstiges Customizing des Systems handelt. Ausgangspunkt sind stets die Anforderungen der Kunden, die sich in ihrer Komplexität unterscheiden und so den Umfang eines Projektes bestimmen. Sich den wechselnden Anforderungen anpassen zu können bedeutet für beide Projektpartner aber nicht, dass diese Flexibilität in Beliebigkeit ausarten darf. Schließlich müssen alle Kundenanforderungen immer noch mit einer Standardsoftware in Einklang zu bringen sein.     

Dies sind auch die Ansatzpunkte der SYSTHEMIS AG im Rahmen der Förderung durch das BMWI. Kunden, vorwiegend aus öffentlichen Verwaltungen, stellen höchste Ansprüche an die Revisionssicherheit der eingesetzten Lösung, der Dokumentation von Änderungen und die angrenzenden Prozesse. Diese unter dem Dach eines agilen Vorgehensmodells zusammenzufassen, welches zudem die Durchführung einer ISO-Zertifizierung ermöglicht, ist das Ziel des über einjährigen Projekts, an dem mehrere Mitarbeiter der SYSTHEMIS AG beteiligt sind.    

Die SYSTHEMIS AG freut sich besonders darüber, dass auch schon Bestandskunden im Rahmen der Erstellung des neuen Vorgehensmodells sowie der dazu notwendigen Werkzeuge ihr Interesse bekundet haben und ab 2011 erste Praxiserfahrungen mit Pilotkunden gesammelt werden können.